CÓMO CONSTRUIR UN MENSAJE EFICAZ

Por María Ángeles Teruggi para 180candc.blogspot.com

Cuando lo que comunicamos no tiene ni el efecto ni el impacto que esperamos, estamos comunicándonos ineficazmente. En ámbito empresarial y profesional, esa  ineficacia supone una pérdida de oportunidades o una pérdida de recursos que atentan contra los resultados de la empresa.

Cuántas veces en la vida profesional o en la empresa hemos tenido que enfrentar un auditorio para presentar un proyecto, o comunicarle al personal una decisión importante de la Gerencia General, o explicar a un cliente las ventajas de nuestro producto, o transmitir cualquier idea a otra persona. Y cuántas de esas veces  al terminar de hablar tuvimos la certeza profunda y amarga de que no quedó claro cuál era la idea que queríamos transmitir. 

Muchas veces, ¿no?  
En esos casos la transmisión del mensaje ha sido ineficaz, no ha causado el efecto ni tuvo el impacto que se suponía debía tener y eso no es lo que buscábamos ya que en el ámbito empresarial y profesional, la  ineficacia supone una pérdida de oportunidades y una pérdida de recursos que atentan contra los resultados de la empresa.

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN EFICAZ

En "El arte de la comunicación"  decíamos que la comunicación es un proceso que ocurre entre dos o más personas (emisores y receptores) que transmiten mensajes a través de un canal, en un contexto y oportunidad determinados, y en el que juegan un rol vital los mapas mentales de emisores y receptores.

Siempre comunicamos, aún cuando no decimos una sola palabra.

En este proceso, los elementos que intervienen pueden facilitar enormemente la comunicación: a veces no necesitamos aclarar el significado de lo que transmitimos porque el contexto por si solo determina el sentido. Para ejemplificar, si estamos en la playa no necesitamos explicar por qué vestimos un traje de baño y sí deberemos hacerlo si aparecemos así vestidos en una reunión de directorio. Otras veces el canal elegido favorece el proceso, por ejemplo usar el WhatsApp o el Facebook para acordar un encuentro con amigos/as a la salida de la oficina será más efectivo que enviar una carta manuscrita o dejar un mensaje en el contestador de su teléfono fijo. En otras oportunidades, emisor y receptor están “en la misma sintonía” por lo que la comunicación fluye con facilidad, como cuando dos personas tienen el mismo entusiasmo y motivación para planificar las próximas vacaciones juntas. 

Pero no siempre lo que es obvio para uno lo es también para el otro y se produce “ruido” en la comunicación, ya que en el proceso influyen todos sus componentes, especialmente el contexto y los mapas mentales o filtros de emisor y receptor. 

Para que el mensaje se comprenda tal cómo se quiere, el emisor debe convertirse en el responsable que haga posible que el receptor reciba ese mensaje y no otro. Es el emisor quien debe tomar todas las precauciones para asegurarse de esto concentrándose en el qué y el cómo de la comunicación. Con el qué nos referimos a la construcción del mensaje. Con el cómo, a la manera en que se conduce el emisor frente a su auditorio: la voz, el tono, la emocionalidad, la comunicación no verbal, la empatía, más cualquier otro aspecto específico del canal elegido para la presentación.

COMO CONSTRUIR EL MENSAJE PARA QUE SEA EFICAZ

Aquí te dejo un esquema simple que te va a ayudar a la hora de concentrarte en la preparación / construcción del mensaje que te interesa transmitir. 

La estructura es el esqueleto de tu presentación, el armazón sobre el que montarás el tema a exponer. 

En el esquema clásico de tres partes dedicarás la primera a la introducción o presentación del tema sobre el que hablarás buscando concitar la atención e interés del auditorio. 
La segunda y mayor parte del tiempo estará dedicada a los  contenidos, es decir a la enunciación de las ideas valiéndote de  argumentos, contra argumentos y los elementos de estilo que hayas elegido utilizar. Como parte de los contenidos y por cada idea expuesta, incluirás una conclusión parcial para reforzar lo dicho.
Finalmente, la última parte la dedicarás a la conclusión general que será suficientemente contundente como para que sirva de cierre y  herramienta de recordación.

UNA GUÍA PARA DISEÑAR LOS CONTENIDOS

Ideas principales: Analiza qué quieres transmitir respecto del tema que te ocupa. Invierte el tiempo necesario en  descubrir no más de dos ideas clave que quisieras que tu auditorio recuerde de tu exposición. Recuerda que habrá una conclusión parcial para cada una de las dos ideas. Ambas conclusiones parciales estarán o serán componentes de la conclusión final de tu presentación.

Argumentos: No improvises, a menos que esa sea tu fortaleza, y el tema, contexto y canal se adecuen a esa improvisación. Invierte tiempo en conocer a tu audiencia, buscar los fundamentos de lo que quieres decir y entrenarte en argumentar.

Contra argumentos o cómo rebatir objeciones: Si hubiere objeciones, no las tomes como ataques personales porque no lo son.  Tu objetivo es responder con calma, pertinencia y convicción.  Durante el tiempo de preparación de tu presentación, dedica tiempo a revisar tus argumentos y “escúchalos” como si fueras tú el auditorio. Este ejercicio aumenta tu asertividad y reduce las probabilidades de quedar sin respuestas o sorprendido por una objeción.

Estilo: Ilustra tu discurso con imágenes, números, anécdotas, ejemplos, etc. Las herramientas de ilustración bien elegidas captan la atención de la audiencia ya que valorizan y refuerzan el mensaje a la vez que favorecen el recuerdo de las ideas.

Recuerda que un proceso de coaching profesional, como el que brinda 180 C and C - Consulting and Coaching  es una herramienta de gran valor y efectividad a la hora de desarrollar tus capacidades de comunicación. 

Cuéntame luego cómo te fue en la presentación de tu proyecto o envíame tus comentarios con las dudas que te queden.

Hasta la próxima. 


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